Kho bạc Nhà nước số hóa quy trình chi trả cho cá nhân qua tài khoản

Theo quy trình mới, việc thanh toán, chi trả cho cá nhân qua tài khoản được áp dụng đối với các khoản chi cho cá nhân từ nguồn ngân sách nhà nước và một số nguồn thu hợp pháp khác theo phạm vi quy định. Quy trình cũng quy định phương thức trao đổi thông tin Danh sách thanh toán cho đối tượng thụ hưởng thông qua Cổng trao đổi dữ liệu giữa KBNN và ngân hàng thương mại. Đối tượng áp dụng gồm các đơn vị, cá nhân trong hệ thống KBNN có liên quan.

Dữ liệu được kết nối xuyên suốt

Điểm đáng chú ý là Danh sách thanh toán cho đối tượng thụ hưởng được sử dụng xuyên suốt từ khâu lập hồ sơ tại đơn vị giao dịch đến kiểm soát tại KBNN và thực hiện chi trả tại ngân hàng.

Đơn vị giao dịch có trách nhiệm lập hồ sơ, chứng từ và danh sách thanh toán theo mẫu quy định tại Nghị định 347/2025/NĐ-CP. Sau khi được kiểm tra, phê duyệt và ký số, hồ sơ được gửi đến KBNN thông qua Hệ thống dịch vụ công.

Danh sách thanh toán có thể được nhập trực tiếp hoặc tải lên theo cấu trúc do KBNN quy định. Hệ thống tự động kiểm tra định dạng số tiền, đối chiếu số tiền chi tiết với tổng số tiền trên danh sách, đồng thời kiểm tra sự khớp đúng giữa tổng số tiền trên danh sách và các chứng từ chuyển tiền.

Sau khi KBNN kiểm tra, xác nhận, danh sách được Hệ thống dịch vụ công tự động trả về cho đơn vị giao dịch.

Tiếp đó, ngân hàng thương mại nhận lệnh thanh toán do KBNN gửi qua hệ thống thanh toán điện tử, đồng thời nhận dữ liệu danh sách thanh toán thông qua Cổng trao đổi dữ liệu của KBNN.

Ngân hàng có thể nhận dữ liệu bằng hai phương thức: tải trực tiếp từ Cổng trao đổi dữ liệu hoặc kết nối thông qua API. Sau khi xác định tổng số tiền trên danh sách khớp với tổng số tiền của các lệnh thanh toán tương ứng, ngân hàng thực hiện chuyển tiền đến tài khoản của từng cá nhân thụ hưởng.

Việc kết nối dữ liệu xuyên suốt giúp các khâu kiểm tra, đối chiếu, truyền nhận và chi trả được thực hiện trên nền tảng điện tử theo một quy trình thống nhất, qua đó hạn chế sai sót trong quá trình xử lý.

Mã hóa, ký số dữ liệu thanh toán

Cùng với chuẩn hóa quy trình kết nối, KBNN đặt yêu cầu về an toàn, bảo mật và toàn vẹn dữ liệu trong quá trình truyền nhận.

Theo đó, dữ liệu Danh sách thanh toán khi truyền qua API hoặc Cổng trao đổi dữ liệu giữa KBNN và ngân hàng thương mại được mã hóa và ký số. Cơ chế bảo mật nhằm hạn chế nguy cơ dữ liệu bị can thiệp hoặc sửa đổi, đặc biệt đối với những thông tin quan trọng như số tài khoản và số tiền thanh toán.

Các giao dịch điện tử về thanh toán, chi trả từ đơn vị giao dịch đến KBNN và từ KBNN đến ngân hàng thương mại cũng phải được ký số theo quy định của Luật Giao dịch điện tử và các văn bản hướng dẫn.

Quy trình mới cũng quy định cụ thể việc xử lý khi ngân hàng thương mại phải chuyển trả toàn bộ hoặc một phần giao dịch. Nguyên nhân có thể xuất phát từ thông tin tài khoản không khớp, số tiền hoặc định dạng dữ liệu không đúng, tên ngân hàng, số tài khoản hoặc tên người thụ hưởng không chính xác, tài khoản đã đóng hoặc không còn hiệu lực.

Với trường hợp chuyển trả toàn bộ, ngân hàng thương mại phải thực hiện chậm nhất trong ngày làm việc tiếp theo kể từ khi phát sinh trường hợp phải chuyển trả. Trường hợp chuyển trả một phần được xử lý theo thời hạn quy định tương ứng với từng trường hợp.

Khi nhận thông tin hoàn trả, KBNN có trách nhiệm kiểm tra nguyên nhân, phối hợp với đơn vị giao dịch để xử lý. Trong vòng 1 ngày làm việc kể từ khi nhận được báo có của ngân hàng thương mại, KBNN nơi giao dịch phải thông báo cho đơn vị giao dịch.

Quy trình cũng phân định rõ trách nhiệm của các đơn vị thuộc KBNN trong vận hành hệ thống, hạch toán, kiểm tra và phối hợp với ngân hàng thương mại thực hiện thanh toán, chi trả và trao đổi dữ liệu.