Cách hoàn thuế cho người bán online đã bị sàn trừ tiền

Trên bảng đối soát của sàn thương mại điện tử, tiền bán hàng, phí dịch vụ và thuế là những khoản riêng. Người bán nhận phần tiền còn lại sau khi sàn khấu trừ. Đến cuối năm, khoản thuế đã trừ có thể trở thành tiền nộp thừa nếu tổng doanh thu kinh doanh thực tế của hộ, cá nhân không quá 1 tỷ đồng. Để được xử lý khoản tiền này, người bán cần tổng hợp doanh thu cả năm và ghi số thuế sàn đã nộp thay trên tờ khai gửi cơ quan thuế.

Vì sao sàn đã trừ thuế dù doanh thu cả năm dưới ngưỡng quy định?

Theo Nghị định 68/2026/NĐ-CP, nền tảng có chức năng đặt hàng trực tuyến và thanh toán thực hiện khấu trừ, kê khai và nộp thuế thay cho hộ, cá nhân kinh doanh theo từng giao dịch thuộc phạm vi áp dụng. Sàn căn cứ vào các đơn hàng phát sinh trên nền tảng của mình. Trong khi đó, cơ quan thuế căn cứ vào doanh thu kinh doanh thực tế của hộ, cá nhân trong cả năm để xác định người bán có thuộc ngưỡng phải nộp thuế hay không.

Từ kỳ tính thuế năm 2026, Nghị định 141/2026/NĐ-CP nâng ngưỡng doanh thu không chịu thuế giá trị gia tăng và không phải nộp thuế thu nhập cá nhân của hộ, cá nhân kinh doanh lên 1 tỷ đồng mỗi năm. Theo hướng dẫn của cơ quan thuế, nếu doanh thu cả năm từ 1 tỷ đồng trở xuống, toàn bộ số thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập cá nhân đã nộp cho hoạt động kinh doanh, kể cả phần sàn đã khấu trừ và nộp thay, được xác định là khoản nộp thừa.

Mốc 1 tỷ đồng áp dụng cho tổng doanh thu từ các kênh bán hàng. Một người vừa mở gian hàng trên sàn, vừa nhận đơn qua mạng xã hội hoặc bán tại cửa hàng phải cộng doanh thu của các kênh này khi thông báo doanh thu năm. Nếu bán trên nhiều sàn, người bán cũng phải tổng hợp số liệu từ từng nền tảng. Một gian hàng có doanh thu dưới ngưỡng vẫn có thể thuộc về hộ kinh doanh có tổng doanh thu trên 1 tỷ đồng.

Đề nghị hoàn thuế ngay trên tờ khai doanh thu

Bảng đối soát giúp người bán tách ba con số dễ nhầm gồm doanh thu bán hàng, số thuế sàn đã khấu trừ và số tiền thực nhận. Khoản chuyển về tài khoản có thể thấp hơn doanh thu do sàn đã trừ thuế và các loại phí. Nếu lấy số tiền thực nhận để so với mốc 1 tỷ đồng, người bán có thể đánh giá sai nghĩa vụ thuế của mình.

Với người bán đa kênh, có thể dùng báo cáo giao dịch của từng sàn để tổng hợp doanh thu online, sau đó cộng doanh thu bán trực tiếp theo sổ bán hàng. Số thuế sàn đã khấu trừ và nộp thay cần được tổng hợp riêng. Khi ghi số liệu vào tờ khai, người bán vẫn tính doanh thu từ các đơn hàng đã được sàn nộp thuế thay vào tổng doanh thu năm, đồng thời ghi khoản thuế đó vào phần số thuế đã nộp. Hai số liệu này lần lượt giúp cơ quan thuế xác định nghĩa vụ thuế và khoản tiền có thể xử lý.

Hộ, cá nhân kinh doanh có doanh thu thực tế năm 2026 không quá 1 tỷ đồng phải thông báo doanh thu với cơ quan thuế theo mốc 31/1 của năm tiếp theo. Người bán sử dụng mẫu 01/TKN-CNKD ban hành kèm Thông tư 89/2026/TT-BTC. Trên tờ khai, người bán ghi doanh thu thực tế cả năm, số thuế đã nộp và khoản thuế các sàn đã khấu trừ, nộp thay.

Ngay trên mẫu này, người bán có thể chọn đề nghị hoàn trả hoặc bù trừ vào nghĩa vụ thuế theo quy định. Cơ quan thuế đối chiếu thông tin trên tờ khai với dữ liệu quản lý để xác định số tiền nộp thừa và xử lý theo đề nghị. Với trường hợp này, tờ khai đã có phần đề nghị hoàn nên người bán không phải nộp thêm hồ sơ hoàn thuế riêng.

Người bán có tổng doanh thu trên 1 tỷ đồng vẫn có thể được hoàn thuế nếu số tiền thuế đã nộp lớn hơn số phải nộp. Chẳng hạn, với người tính thuế thu nhập cá nhân theo phương pháp lấy thu nhập tính thuế nhân với thuế suất, khoản sàn đã nộp thay được trừ khi quyết toán năm. Nếu kết quả quyết toán cho thấy người bán đã nộp thừa, họ có thể đề nghị hoàn thuế phần chênh lệch.