Bán hàng online, bán đa kênh: Khi nào phải xuất hóa đơn, kê khai thuế?

Người bán đa kênh xác định nghĩa vụ thuế như thế nào?

Tại Hội thảo "Những quy định quan trọng khi triển khai chính sách thuế mới - Thuế và hóa đơn điện tử trong thương mại điện tử và bán hàng đa kênh", do Cục Thông tin và Truyền thông Chính phủ phối hợp với Cục Thuế (Bộ Tài chính), Công ty Cổ phần Công nghệ Sapo cùng một số đơn vị tổ chức chiều 20/7, đại diện cơ quan thuế đã giải đáp nhiều câu hỏi liên quan đến thuế thu nhập cá nhân, hóa đơn điện tử và nghĩa vụ kê khai đối với hoạt động kinh doanh trên nền tảng số.

Bà Nguyễn Thị Lan Anh, Trưởng ban Pháp chế (Cục Thuế) cho biết: Nghị định 253/2026/NĐ-CP liên quan trực tiếp đến thuế thu nhập cá nhân đối với hoạt động thương mại điện tử, kinh doanh trên nền tảng số và đặc biệt là những người bán hàng đa kênh. Theo bà Lan Anh, nghị định lưu ý 4 nhóm nội dung quan trọng:

Thứ nhất, nghị định tiếp tục cụ thể hóa các quy định của Luật Thuế thu nhập cá nhân và phương pháp xác định nghĩa vụ thuế. Người bán hàng qua sàn thương mại điện tử, mạng xã hội hay nhiều kênh bán khác nhau vẫn phải xác định nghĩa vụ thuế trên cơ sở chủ thể kinh doanh, bản chất hoạt động kinh doanh, loại thu nhập và doanh thu thực tế phát sinh.

Thứ hai, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh trên nền tảng số cần xác định rõ phạm vi thu nhập từ hoạt động thương mại điện tử. Theo bà Nguyễn Thị Lan Anh, các KOL, KOC, affiliate, freelancer hay người sáng tạo nội dung số chỉ là cách gọi phổ biến trên thị trường. Điều quan trọng là phải xác định doanh thu thực tế và căn cứ vào hợp đồng, quyền, nghĩa vụ cũng như phương thức tổ chức hoạt động để xác định khoản thu nhập đó là thu nhập từ hoạt động kinh doanh hay từ tiền lương, tiền công. Nếu cá nhân tự tổ chức hoạt động kinh doanh, có đăng ký kinh doanh và giấy phép kinh doanh thì được xác định là hoạt động dịch vụ. Ngược lại, nếu thực hiện công việc thông qua tổ chức hoặc cá nhân khác thì có thể được xác định là quan hệ tiền lương, tiền công.

Thứ ba, đối với cá nhân cư trú có thu nhập từ kinh doanh, Luật Thuế thu nhập cá nhân cùng các nghị định liên quan đã quy định rõ từng nhóm ngành nghề sẽ áp dụng mức thuế suất tương ứng. Trong trường hợp vừa bán hàng vừa cung cấp sản phẩm, dịch vụ nội dung số, người kinh doanh cần phân loại đúng từng loại hoạt động để áp dụng đúng thuế suất. Ví dụ, đối với hoạt động dịch vụ sẽ áp dụng thuế thu nhập cá nhân 2% và thuế giá trị gia tăng 5%.

Thứ tư, đối với cá nhân cư trú có hoạt động kinh doanh phát sinh tại Việt Nam, kể cả trường hợp kinh doanh thông qua nền tảng nước ngoài thì doanh thu phát sinh tại Việt Nam vẫn phải được xác định để thực hiện nghĩa vụ thuế theo đúng quy định.

Khi nào người bán online phải xuất hóa đơn?

Giải đáp vấn đề này, ông Đặng Văn Thành, Phó Chi cục trưởng Chi cục Thuế Thương mại điện tử cho biết theo quy định hiện hành, các hộ kinh doanh có doanh thu trên 1 tỉ đồng thuộc diện bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền kết nối với cơ quan thuế. Vì vậy, hộ kinh doanh có doanh thu trên 2 tỉ đồng mỗi năm thuộc trường hợp bắt buộc phải xuất hóa đơn.

Theo ông Đặng Văn Thành, hộ kinh doanh có hai phương án thực hiện. Một là tự xuất hóa đơn. Khi đó, theo quy định của Nghị định 254, hộ kinh doanh có thể yêu cầu sàn thương mại điện tử cung cấp thông tin người bán, thông tin giao dịch cũng như thời điểm hoàn tất giao dịch để xuất hóa đơn đúng quy định. Hai là ủy nhiệm cho sàn thương mại điện tử xuất hóa đơn thay. Trong trường hợp sàn đã thực hiện việc xuất hóa đơn thì hộ kinh doanh sẽ không phải xuất hóa đơn thêm một lần nữa.

Dữ liệu trên sàn không thay thế hóa đơn điện tử

Theo Phó Cục trưởng Cục Thuế Mai Sơn, dữ liệu giao dịch trên các sàn thương mại điện tử chỉ phục vụ việc quản lý đơn hàng và thanh toán, không có giá trị thay thế hóa đơn điện tử. Hóa đơn điện tử vẫn là chứng từ pháp lý phục vụ quản lý thuế, kế toán, chứng minh nguồn gốc hàng hóa và bảo vệ quyền lợi của người mua.

Ông Mai Sơn cho biết ngành thuế đang hướng tới mục tiêu tự động hóa toàn bộ quy trình, từ xác định doanh thu, chi phí, nghĩa vụ thuế đến hỗ trợ lập tờ khai và xuất hóa đơn. Cơ quan thuế cũng phối hợp với các nhà cung cấp giải pháp để tích hợp quản lý bán hàng, hóa đơn điện tử, chữ ký số và kê khai, nộp thuế trên cùng một hệ thống.

"Cơ quan thuế sẽ tiếp tục rà soát, hoàn thiện chính sách, mở rộng cơ sở dữ liệu, nghiên cứu kết nối mã số thuế cá nhân với nền tảng VNeID và đẩy mạnh tích hợp dữ liệu giữa máy tính tiền, máy POS, phần mềm kế toán với hệ thống quản lý thuế nhằm tạo thuận lợi hơn cho người nộp thuế. Đồng thời, ngành thuế tiếp tục lắng nghe ý kiến để kịp thời tháo gỡ vướng mắc, nâng cao chất lượng phục vụ người dân và cộng đồng doanh nghiệp", Phó Cục trưởng cho biết thêm.

Công nghệ giúp làm giảm áp lực kê khai

Theo bà Nguyễn Thị Minh Khuê, Phó Chủ tịch Hội đồng Quản trị kiêm Tổng Giám đốc Công ty Cổ phần Công nghệ Sapo, nhiều doanh nghiệp và hộ kinh doanh hiện phải xử lý hàng trăm, thậm chí hàng nghìn đơn hàng mỗi ngày. Nếu vẫn thực hiện thủ công thì vừa mất nhiều thời gian, nhân lực, chi phí, vừa tiềm ẩn nhiều rủi ro, dễ xảy ra sai sót trong quá trình vận hành cũng như thực hiện nghĩa vụ thuế.

Bà Khuê cho biết, Sapo đã phát triển giải pháp quản lý bán hàng đa kênh nhằm hỗ trợ người bán quản lý tập trung hoạt động kinh doanh, đồng thời đáp ứng các yêu cầu về hóa đơn điện tử và tuân thủ thuế. Giải pháp này cho phép đồng bộ toàn bộ dữ liệu đơn hàng từ nhiều kênh bán về một nền tảng duy nhất để người bán thực hiện các quy trình từ tạo đơn, thanh toán, đóng gói, giao hàng đến xuất hóa đơn và kê khai thuế. Nhờ loại bỏ thao tác nhập liệu thủ công, người bán có thể tiết kiệm thời gian, giảm chi phí và hạn chế sai sót.

Ngoài ra, hệ thống còn tích hợp bộ lọc thông minh giúp phân loại dữ liệu theo từng kênh bán hàng và từng nhóm hàng hóa để phục vụ việc xuất hóa đơn, kê khai đúng quy định. Hệ thống cũng cho phép thiết lập cơ chế xuất hóa đơn tự động ngay khi đơn hàng chuyển sang trạng thái hoàn thành, qua đó có thể xử lý hàng trăm hoặc hàng nghìn hóa đơn mỗi ngày mà không cần thao tác thủ công.

Đối với các đơn hàng phát sinh hoàn trả, hệ thống hỗ trợ tự động xử lý hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế. Bên cạnh đó, dữ liệu với các sàn thương mại điện tử cũng được đối soát tự động, giúp người bán dễ dàng quản lý doanh thu và nghĩa vụ thuế hơn. Xác định đúng doanh thu, chi phí để thực hiện nghĩa vụ thuế